Als bedrijfsleider werkelijke beroepskosten aftrekken?

Een bedrijfsleider kan kiezen tussen een forfaitaire beroepskostenaftrek of aftrek van werkelijke beroepskosten. Wat is het verschil juist? Wat met eventuele terugbetaling van ‘kosten eigen aan de vennootschap’?

Als bedrijfsleider werkelijke beroepskosten aftrekken?

A.  Forfaitaire beroepskosten in uw privéaangifte

Een bedrijfsleider bedrijfsleider recht op een beroepskostenforfait. Dat bedraagt 3% van het loon als bedrijfsleider na aftrek van sociale bijdragen en eventuele VAPZ-premies. Het forfait is wel begrensd tot € 2.590 (inkomstenjaar 2021), wat overeenkomt met een loon na aftrek van sociale bijdragen van € 86.333,33 (€ 2.590/3 × 100).

Het is niet altijd gemakkelijk om uit te maken of sommige kosten nu aftrekbaar zijn voor de bedrijfsleider privé of voor zijn vennootschap. Denk bv. aan autokosten, kosten van een bureau (thuis), van computers, telefoons, enz. Meestal worden zulke gemengde kosten volledig ten laste genomen door de vennootschap, en wordt de bedrijsleider, in het geval er privégebruik is, belast op een voordeel alle aard (VAA). Het feit dat zijn vennootschap die kosten betaalt, heeft geen gevolgen voor het bedrag van de forfaitaire beroepskosten.

Betaalt de bedrijfsleider privé kosten die ‘eigen’ zijn aan de vennootschap, en betaalt zijn vennootschap die terug, op basis van bewijsstukken of forfaitair, bv. met een kilometervergoeding, dan is die terugbetaling in principe belastingvrij en heeft ze geen gevolgen voor uw forfaitaire beroepskosten. Het forfait moet dus niet verminderd worden met deze terugbetaling. Dit geldt in principe ook als het om gemengde kosten gaat (bv. kosten van en bureau thuis).

Het is wel opletten zo de vennootschap kosten betaalt die niet gemengd zijn, maar volledig eigen beroepskosten zijn, zoals kosten van woon-werkverkeer. Deze betaling is dan in principe een bij de bedrijfsleider belastbaar voordeel alle aard, net zoals wanneer er loutere privékosten (terug)betaald zouden worden door de vennootschap.

B.  Werkelijke beroepskosten bewijzen in privéaangifte

Er is geen verplichting om van het forfait gebruik te maken. De werkelijke beroepskosten mogen altijd in aftrek genomen worden, zo kan bewezen worden dat het bedrag ervan hoger is dan het forfait. Het is in principe niet omdat ueen bedrijfsleider zijn beroepsactiviteiten uitoefent in een vennootschap en zijn werk de opbrengsten van de vennootschap ten goede komt, dat de bedrijfsleider geen werkelijke beroepskosten zou kunnen hebben. Zo is het bv. een vrije beleidskeuze om een auto waarmee een bedrijfsleider naar klanten en leveranciers van de vennootschap rijdt, die door de vennootschap te laten kopen of door hem zelf aan te schaffen (Gent, 27.10.2020) .

Blijkt het bedrag van de bewijsbare kosten (na controle) lager uit te vallen dan de forfaitaire kosten, dan past de fiscus het forfait toe. U heeft dus altijd recht op het hoogste bedrag aan beroepskosten.

De aftrekbeperkingen voor kosten van personenauto’s, restaurants, recepties en relatiegeschenken blijven uiteraard wel gelden, en voor kosten van woon-werkverkeer is de aftrek beperkt tot € 0,15/km (€ 0,24/km voor verplaatsingen met een fiets).

Er moet wel stilgestaan worden bij zgn. gemengd kosten. De gemengde kosten die een bedrijfsleider privé aftrekt, kan zijn vennootschap niet ook nog eens ten laste nemen. Stel bv. dat een bedrijfsleider voor alle verplaatsingen in het belang van zijn vennootschap, waar hij de enige actieve persoon is, zijn eigen auto gebruikt en de kosten daarvan als werkelijke beroepskosten inbrengt. Zijn vennootschap kan dan geen autokosten meer ten laste nemen. Hetzelfde geldt wanneer een bedrijfsleider bv. van zijn bedrijfsleidersloon werkelijke kosten van een bureau thuis in mindering brengt. Zijn vennootschap kan die kosten dan niet ook nog eens in aftrek nemen.

Betaalt de vennootschap kosten terug die een bedrijfsleider al als eigen kosten in aftrek neemt, dan is dat geen terugbetaling van kosten eigen aan de vennootschap, maar een privé belastbaar voordeel. De terugbetaling moet dan m.a.w. in mindering gebracht worden van de werkelijke beroepskosten bij de bedrijfsleider.

Voorbeeld

Uw BV heeft een belastbare winst van € 50.000, voor aftrek van autokosten (hypotheses A en C) of kosten van een bureau thuis (hypotheses B en D) en is niet uitgesloten van het verlaagd tarief. De autokosten bedragen € 10.000, de aftrekbeperking op basis van de gramformule is 70%. U gebruikt de auto 25% voor verplaatsingen voor de vennootschap, en het VAA is € 3.000. De bureaukosten bedragen € 2.400 per jaar. In hypothese A en B neemt uw vennootschap de autokosten resp. bureaukosten in aftrek en kiest u voor forfaitaire kosten. In hypotheses C en D brengt u zelf de kosten in aftrek van uw loon, en worden ze niet door uw vennootschap terugbetaald. We vergelijken het bedrag aan belastingen dat u en uw vennootschap samen moeten betalen voor inkomstenjaar 2021, als u een brutoloon (exclusief VAA auto) van uw vennootschap ontvangt van € 45.000, u alleenstaand bent en het tarief van de gemeentebelasting 7% is.

Forfaitaire beroepskosten

 

A (keuze voor forfaitaire beroepskostenaftrek)

B (forfaitaire beroepskostenaftrek)

 

Vennootschap

Bedrijfsleider

Vennootschap

Bedrijfsleider

Winst voor aftrek kosten

50 000,00

 

50 000,00

 

Brutoloon excl. VAA auto

 

45 000,00

 

45 000,00

Kosten vennootschap

-7 000,00

-

-2 400,00

-

VAA

 

3 000,00

 

-

Brutoloon incl. VAA auto

 

48 000,00

 

45 000,00

Sociale bijdragen

 

-7 961,63

 

-7 464,03

Forfaitaire beroepskosten

 

-1 201,15

 

-1 126,08

Belastbaar

43 000,00

38 837,22

47 600,00

36 409,89

Belasting

8 600,00

12 852,57

9 520,00

11 683,81

 

21 452,57

21 203,81

Werkelijke beroepskosten

 

C (keuze voor werkelijke beroepskostenaftrek)

D (werkelijke beroepskostenaftrek)

 

Vennootschap

Bedrijfsleider

Vennootschap

Bedrijfsleider

Winst voor aftrek kosten

50 000,00

 

50 000,00

 

Brutoloon

 

45 000,00

 

45 000,00

Sociale bijdragen

 

-7 357,88

 

-7 247,30

Werkelijke beroepskosten

 

-1 750,00

 

-2 400,00

Belastbaar

50 000,00

36 099,59

50 000,00

35 352,70

Belasting

10 000,00

11 534,40

10 000,00

11 174,78

 

21 534,40

21 171,78

 

In dit voorbeeld is het financiële verschil tussen de aftrek van forfaitaire of werkelijke beroepskosten verwaarloosbaar. Het toont aan dat het niet is omdat u werkelijke beroepskosten kunt bewijzen die hoger zijn dan het forfait (in de hypothese B/D bedragen de werkelijke kosten ruim twee keer zoveel als de forfaitaire) dat het ook interessant is om voor werkelijke kosten te kiezen. Vermits elke situatie verschillend is, laat u dit best uitrekenen door uw dossierbeheerder.